Chữ ký số – Yếu tố thay đổi ngành Tài chính

Trong những bài viết mới nhất, chúng tôi đã giải thích bằng cách nào bạn có thể dùng SigningHub ngoài phạm vi công ty và các nhóm khác nhau trong doanh nghiệp có thể chuyển đổi các tài liệu của họ theo quy trình toàn diện. Bắt đầu từ bộ phận bán hàng (Sale Dept), hôm nay, cùng tìm hiểu SigningHub sẽ giúp bộ phận Tài chính (Finance Dept) như thế nào?

tài liệu SigningHub

Hóa đơn, chấp thuận chi, dự trù chi phí và hợp đồng khách hàng – các tài liệu này đều yêu cầu ký xác nhận trực tiếp trước khi xuất tiền. Tài chính là một trong những bộ phận có công việc giấy tờ nặng nhất và xét duyệt tài liệu lớn nhất trong ngày.

Mỗi tài liệu yêu cầu được xem xét, xác nhận và chuyển về cho người tạo tài liệu trước khi được lưu trữ để đối chiếu, kế toán và kiểm toán.

Quy trình xác nhận cần thời gian xem xét và mỗi quy trình này trung bình liên quan tới rất nhiều người để đi đến bước ký xác nhận cuối cùng. Một vấn đề thường xảy ra đó là các tài liệu bị mắc lại tại một bộ phận nào đó vài ngày trước khi đi tới các bước tiếp theo, gây khó khăn cho việc duy trì tiến độ công việc.

Quy trình ký điện tử SigningHub xác định những cá nhân có nhiệm vụ ký lên tài liệu cũng như có khả năng gửi thông báo tới họ. Khả năng lưu trữ tài liệu trên thư viện điện tử của SigningHub giúp bộ phận Tài chính tiết kiệm không gian và tài nguyên doanh nghiệp.

Hơn thế, với những hồ sơ thầu và hợp đồng khách hàng kéo dài nhiều trang, có thể xảy ra rủi ro rằng, ngay cả những chuyên gia tài chính dày dạn nhất vẫn đọc lướt qua các điều khoản quan trọng rồi ký lên tài liệu. Tuy nhiên, với SigningHub, chữ ký và tên viết tắt được thêm vào cạnh các thông tin quan trọng nhằm cho thấy yêu cầu các bên phải đọc và hiểu rõ trước khi ký điện tử lên tài liệu. 

Tính tuân thủ là một trong những mối quan tâm vì các văn bản và tài liệu thường chứa các thông tin nhạy cảm. Chữ ký điện tử nâng cao dùng trong lưu trữ lâu dài của SigningHub cùng định dạng hỗ trợ PDF/A đảm bảo tài liệu không thể bị chỉnh sửa và tiếp tục được xác minh trong tương lai – không kể các thay đổi diễn ra đối với phần mềm đọc. Điều này đặc biệt quan trọng khi có các khoản chi lớn liên quan đến tài liệu. Đồng thời, định dạng này cung cấp lựa chọn bằng chứng xác thực dài hạn được gắn vào tài liệu, bao gồm: đóng dấu thời gian tin cậy xác nhận thời gian ký và thông tin xác thực định danh người ký.

Giảm thiểu chi phí là nhiệm vụ chính của bộ phận Tài chính, việc ứng dụng giải pháp ký điện tử sẽ giúp họ thực hiện hiệu quả. Hiệu suất tăng lên cho phép các dự án được bắt đầu sớm hơn, hạn chế tối đa các chi phí phát sinh cho việc chậm trễ và phê duyệt hồ sơ thầu.

Nên nhớ rằng, không phải giải pháp nào cũng cung cấp mức độ bảo mật như nhau và có rất nhiều chữ ký điện tử với rất nhiều cấp độ pháp lý. 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Bạn không thể sao chép nội dung của trang này