Giảm bớt gánh nặng cho bộ phận thu – mua với Chữ ký số

Trong chủ đề này, chúng ta sẽ khám phá lợi ích của chữ ký số dành cho các bộ phận kinh doanh khác nhau bao gồm marketing, kinh doanh và tài chính. Tuần này chúng ta sẽ thảo luận về những lợi ích dành cho quá trình thu – mua.

Từng giai đoạn trong quy trình thu mua phụ thuộc rất nhiều vào tài liệu hướng dẫn và phê duyệt. Từ yêu cầu mua đầu tiên và yêu cầu báo giá, thông qua phân tích so sánh giá thầu, hợp đồng, yêu cầu mua và ghi nhận hàng hóa – từng công đoạn của quá trình thu mua cần phải được ghi chép một cách rõ ràng, kiểm tra, quản lý, phê duyệt và gửi theo dạng văn bản xuyên suốt chuỗi cung ứng.

Ký
Thu-Mua nhận được vô vàn lợi ích khi sử dụng ký số từ xa

Toàn bộ quy trình này sẽ bị đình trệ nếu có sự gián đoạn trong việc lấy chữ ký xác nhận của bất kỳ tài liệu quan trọng nào. Hiệu suất kinh doanh kém sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận, khả năng cạnh tranh của công ty. Theo khảo sát gần đây của Deloitte, có tới 37% Giám đốc thu mua đang tìm kiếm các giải pháp quản trị hợp đồng trong 12 tháng tới. Giải pháp chữ ký số như SigningHub giúp giảm thiểu các rủi ro phát sinh.

Thay vì phải chạy khắp tòa nhà xin chữ ký, chuyên viên thu mua chỉ cần gửi, kiểm tra, nhận và truy cập tài liệu từ bất kỳ đâu. Kể cả, nếu các nhà quản lý đang làm việc từ xa, thì quy trình phê duyệt vẫn không bị gián đoạn, vì tài liệu có thể được ký điện tử.

Tất nhiên, các chứng từ trong quy trình thu mua có rất nhiều định dạng. Với SigningHub hỗ trợ tiêu chuẩn mở, mọi tài liệu liên quan yêu cầu thu- mua đến khi tạo hóa đơn có thể được chuyển đổi tự động sang dạng PDF/A (dạng Pdf không thể chỉnh sửa). Điều này cũng có nghĩa rằng tài liệu được bảo mật, có giá trị dài hạn và không bị giới hạn đối với bất kỳ định dạng nào của nhà cung cấp.

Bởi có nhiều cấp độ phê duyệt khác nhau trong bộ phận thu mua, nên các doanh nghiệp cũng thu lợi từ các bằng chứng xác thực được ghi vết trong chữ ký số cung cấp bởi giải pháp của SigningHub. Bằng chứng này bao gồm danh tính người ký, trạng thái hiệu lực (mức hiệu lực ký) định danh của tổ chức cấp và thời gian ký, tùy theo cơ quan cấp dấu thời gian tin cậy. 

Một yếu tố quan trọng khác để cân nhắc là các tài liệu thu mua cần phải đảm bảo tính tuân thủ và ràng buộc về pháp lý. Mặc dù mọi loại chữ ký số đều được coi như bằng chứng trước tòa, nhưng chỉ những loại chữ ký số cao cấp nhất bảo đảm xác thực danh tính của người ký. Các quốc gia trên thế giới có các yêu cầu bắt buộc khác nhau, vì vậy việc chắc chắn rằng các giải pháp ứng dụng chữ ký số phải tạo ra chứng thư số duy nhất và các chứng thư số này được gắn kèm cùng chữ ký số.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

For security, use of Google's reCAPTCHA service is required which is subject to the Google Privacy Policy and Terms of Use.

I agree to these terms.

Bạn không thể sao chép nội dung của trang này